Charlotte.- A lo largo del año una familia puede acumular decenas o incluso centenares de documentos relacionados con asuntos financieros. Es importante saber qué documentos hay que guardar y durante cuánto tiempo.
Las tarjetas de crédito son una de las principales fuentes de documentación. Por un lado están los recibos de las compras (receipts) y por otro los estados de cuenta mensuales (statements). Una de las condiciones que aparecen en la mayoría de los acuerdos (agreement) entre empresas emisoras de tarjetas y usuarios es que el usuario tiene que guardar los recibos. Esto se debe a que los recibos son una prueba importante del gasto en caso de duda o disputa. Es conveniente guardar todos los recibos y estado de cuenta como mínimo 45 días y algunos asesores recomiendan que se guarden por 7 años.
Los recibos de salario (paycheck stubs) hay que guardarlos como mínimo por un año. Los expertos recomiendan que al final del año se guarde el último recibo y que se trituren los demás.
Las facturas de servicios públicos y otros gastos hay que guardarlos como mínimo un año.
Los estados de cuenta de préstamos (loan statements) hay que guardarlos todos hasta que se acabe de pagar el préstamo por completo. Las declaraciones de impuestos (tax returns) hay que guardarlas por un periodo de 7 años.
Los recibos y estados de cuenta de las contribuciones a las cuentas de ahorro de jubilación (IRA account) se deben conservar permanentemente.
Los estados de cuenta de brokers (broker statements) o corredores de bolsa deben mantenerse hasta que se vendan las acciones.
Conviene guardar los estados de cuenta de cuentas de ahorro como mínimo un año.
Uno de los principales préstamos de una familia es el hipotecario (mortgage), así que tenga previsto guardar los estados de cuenta hasta que termine de pagar la hipoteca.
Las escrituras y títulos de propiedad (deeds) hay que guardarlos permanentemente. Los recibos de compras importantes, como electrodomésticos, sistemas de calefacción y aire acondicionado, computadoras, etc., hay que guardarlos hasta que caduque la garantía.
Recuerde que si decide deshacerse de documentos, es importante que los triture. No tire documentos a la basura, especialmente si tienen su número de seguro social o ITIN, los números de cuentas y otros datos confidenciales.